Rechnungsnummer fortlaufend – kein Muss!

Die in § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG als Pflichtangabe definierte Rechnungsnummer, muss hingegen einer noch immer weit verbreiteten Meinung nicht zwingend komplett fortlaufend sein. Es ist durchaus möglich hier einzelne Zahlen auszulassen. Dies ist speziell für kleinere Unternehmen interessant. Wird die Rechnungsnummer fortlaufend vergeben, gewährt man der Konkurrenz evt. Einblick in das eigene Auftragsvolumen. Auch Kunden können sich Anhand der Rechnungsnummer so ein deutliches Bild von der eigenen Auftragslage verschaffen. Überspringt man Rechnungsnummern, wird dies deutlich schwerer. Allerdings sollte man einige Punkte beachten, um sich Rückfragen vom Finanzamt zu ersparen.

 

Rechnungsnummer sollte einem Muster folgen

Auch wenn nicht jede Rechnungsnummer im gewählten Nummernkreis genutzt wird, so sollte man dennoch bei der Vergabe der Rechnungsnummer einem Muster folgen. Wichtig ist, das es bei Betrachtung aller Rechnungen Sinn ergibt und nicht zufällig wirkt. Man sollte keinen Algorithmus dafür entwerfen oder die Abstände alternieren. Viel einfacher ist es, definierte Abstände zwischen den Rechnungsnummern zu verwenden. So könnte man z.B. Rechnungsnummern mit einem Abstand von jeweils drei Rechnungsnummern vergeben. Das erfüllt in jedem Fall den gewünschten Zweck.

Um die Verschleierung realistisch aussehen zu lassen, ist zu empfehlen immer einen ungeraden Abstand zu wählen. Arbeitet man mit einem geraden Abstand oder sogar in Zehnerschritten, fällt dies irgendwann auf. Gerade im eCommerce Bereich, in dem automatisiert Rechnungen erzeugt werden, kann dies bei Testbestellungen der Konkurrenz entdeckt werden. Auch Stammkunden würden vermutlich früher oder später das System durchschauen.

 

Muster für Rechnungsnummern dokumentieren

Das System, nach welchem die Rechnungsnummer vergeben wird, sollte im Idealfall schriftlich dokumentiert und bei den Belegen des aktuellen Geschäftsjahres aufbewahrt werden. So kann auf Nachfrage oder bei einer Prüfung des Finanzamtes unmittelbar eine entsprechende Dokumentation herausgegeben werden. Dies ist natürlich überflüssig, wenn die Rechnungsnummer fortlaufend vergeben wird.

Wer seine Rechnungen nicht elektronisch durch eine Rechnungssoftware oder einen Online Service erstellt und verwaltet, sollte die vergebenen Rechnungsnummern in einer Datei protokollieren. Sollte es bei der Steuererklärung zu Nachfragen durch das Finanzamt kommen, kann man so sehr einfach Auskunft über die ausgestellten Rechnungen erteilen.

 

Rechnungsnummer muss eindeutig bleiben

Weiterhin gültig ist natürlich die Anforderung, dass eine Rechnungsnummer innerhalb eines Geschäftsjahrs nur einmal verwendet werden darf. Optimal ist ein Präfix vor der Rechnungsnummer. Sehr beliebt ist z.B. eine Kombination aus Jahreszahl und Rechnungsnummer, getrennt durch einen Bindestrich:

Rechnungsnummer: 2014-30

 

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